Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie justificate cu documente originale, intocmite potrivit normelor metodologice in vigoare. Pentru acele cazuri in care se prevad reglementari speciale cu privire la pastrarea formularului original la alta unitate, atunci pentru inregistrarea in contabilitate se foloseste copia documentului respectiv.
Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta , in scris, in termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau acelei personae care are obligatia gestionarii unitatii respective).
In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie un proces-verbal care sa cuprinda:
- Datele de identificare a documentului disparut
- Numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului
- Data si imprejurimile in care s-a constatat lipsa documentului respective
Procesul-verbal se semneaza de catre :
- Conducatorul unitatii
- Conducatorul departamentului financiar-contabil
- Persoana responsabila de pastrarea documentului
Ori de cate ori pierderea , sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui ,,dosar de reconstituire’’, intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
- Sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului
- Procesul-verbal de constatare a pierderii , sustragerii sau distrugerii
- Dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz
- Dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului
- O copie a documentului reconstituit
Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In acest caz, vinovatii de pierderea, distrugerea sau sustragerea documentelor suporta paguba adusa unitatii , salariatilor sau altor unitati , sumele respective recuperandu-se potrivit legii.
In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute , sustrase sau distruse.
Duplicatul poate fi :
- O factura noua care sa curpinda aceleasi date ca si facture initiala si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala
- O fotocopie a facturii initiale , pe care sa se aplice stamplia societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.
In cazul gasirii ulterioare a documentelor originale, documentul reconnstituit se anuleaza pe baza unui process-verbal si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.
